Automatická SMS odpoveď pre lekárov a ambulancie

MissCall vyrobil lekár. Používame ho v gynekologickej ambulancii IP Beauty Kladno od mája 2024. Rovnako dobre funguje pre remeselníkov, realitných maklérov, kozmetičky a ďalšie odbory — to však neznamená, že nebol navrhnutý s ohľadom na špecifiká ambulancií.

Pacient zavolá. Ste na sále, u inej pacientky, na porade. Telefón zazvoní, nemôžete zdvihnúť. Pacient nevie, kedy sa mu ozvete — niekedy sa mu neozvete vôbec. Táto situácia je dôverne známa každému ambulantnému lekárovi.

Reálne dáta z našej ambulancie, Kladno

• Pred MissCall: ~30 % zmeškaných hovorov bez druhého pokusu
• Po MissCall: ~5 %
• Sestra ušetrí 10 spätných hovorov denne
• Pacientky poznajú čas reakcie (do 30 minút)

Šablóna, ktorú používame

Dobrý deň, toto je automatický asistent ambulancie IP Beauty. Lekár je momentálne u pacientky. Ozve sa Vám do 30 minút. Pre objednanie mimo ordinačných hodín: ipbeauty.cz/objednat. V akútnom prípade volajte 155.

ROI kalkulácia — koľko sa vám MissCall vráti

Modelová súkromná ambulancia s 2 lekármi a 1 recepčnou prijme týždenne 100 – 150 hovorov. Z toho ~30 % (30 – 45 týždenne) sú zmeškané. Bez automatickej SMS odpovede sa ~10 % volajúcich (3 – 5 týždenne) už nikdy neozve — vyhľadajú si konkurenciu, vybavia dopyt inde, alebo jednoducho zabudnú. Pre súkromnú ambulanciu, kde jeden pacient = 30 – 100 € obratu (konzultácia + výkon), sú stratení 3 – 5 pacienti týždenne približne 400 – 2 000 € mesačne ušlého obratu.

MissCall stojí 4 € mesačne (Personal) až 116 € mesačne (Corporate). Sólo ambulancia alebo malá prax si vystačí s plánom Personal (4 €) alebo Office (20 €) — a aj pri tých sa služba vráti už pri jedinom zachránenom pacientovi za mesiac. Pri typickom zachytení 8 – 12 inak stratených pacientov mesačne je ROI rádovo desiatky násobkov.

K finančnej návratnosti sa pridáva ešte úspora času recepčnej. Ručne volať späť 30 zmeškaných hovorov týždenne = 5 hodín práce, ktorú recepčná mohla venovať objednávkam, kartám pacientov, riešeniu reklamácií. SMS odpoveďou to obstará automaticky — 80 % volajúcich potom buď počká, alebo si vybaví dopyt odpoveďou na SMS.

Pre koho v zdravotníctve

• Súkromné ambulancie — gynekológia, dermatológia, stomatológia, oftalmológia, plastická chirurgia
• Lekári bez recepcie — špecialisti bez sekretárky na plný úväzok
• Všeobecní lekári počas ordinačných hodín
• Polikliniky s viacerými lekármi (až 30 telefónov z jedného účtu)

Konkrétne príbehy z praxe

MUDr. Pavol S., súkromná stomatológia, Banská Bystrica. „Pred MissCall som v ambulancii riešil večné dilema — buď vŕtam zub pacientovi, alebo odbieham dvíhať telefón. Recepčnú som si dovoliť nemohol. Po nasadení MissCall pacienti vedia, že im zavolám do hodiny po skončení ošetrenia. Z 8 zmeškaných hovorov denne sa 6 vyrieši jednou SMS odpoveďou (objednanie nového termínu, dopyt na faktúru) — bez nutnosti spätného hovoru. Ušetrím tým každý deň ~45 minút, ktoré venujem ďalšiemu pacientovi.“

MUDr. Lucia M., dermatologická ambulancia, Košice. „Pracujem sólo, bez recepcie. Predtým som počas konzultácie nezdvihla, potom mala pauzu a 20 minút len ručne volala späť. S MissCall mi pacientky napíšu rovno SMS s počtom znamienok, fotkou problémového miesta alebo prianím termínu — vybavím to medzi pacientmi za minútu. Konverzia z prvého kontaktu na objednanie vzrástla o ~40 %, pretože pacientky neutečú ku konkurencii vo chvíli, keď nemajú odpoveď.“

Súkromná gynekologická ambulancia, Bratislava-Staré Mesto, 3 lekári + 2 sestry. „Poliklinika s 5 telefónmi — každá z dvoch recepčných má vlastný profil, plus traja lekári vlastný mobil pre klientelu nad rámec recepcie. Šéf vidí v dashboarde, koľko hovorov ktorá recepcia zmeškala — pomáha to pri rozdelení zmien. Mesačne zachytíme cez MissCall ~200 SMS odpovedí na zmeškané hovory. Klientky často odpovedia na SMS rovno počtom znamienok alebo prianím termínu, recepčná to potom v pokoji medzi pacientkami spracuje — žiadny stres z neustáleho zvonenia.“

Časté výhrady k automatickým SMS u lekárov — a odpovede

„Pacientka v kríze nečíta SMS — chce hlas.“
Práve preto šablóna obsahuje odkaz na ZZS 155 (akútne stavy). Pacientka v akútnej situácii má okamžitú cestu k pomoci — vy sa ozvete do 30 minút s bežnými dopytmi (objednanie, výsledky). Akútne prípady rieši pohotovosť — to je profesionálny systém, nie slabosť ambulancie.

„GDPR a mlčanlivosť — ukladáte telefónne čísla pacientok?“
MissCall ukladá telefónne čísla volajúcich len 90 dní pre audit, potom sa automaticky a nenávratne mažú. Servery sú v EÚ (ČR + Nemecko), šifrovanie AES-256. Pre polikliniky s viacerými zamestnancami poskytujeme zmluvu o spracúvaní (DPA). Žiadne informácie o pacientkach (obsah SMS, dôvod hovoru) neukladáme.

Cenník pre ambulanciu

Personal 4 € (1 telefón), Office 20 € (3 telefóny), Business 40 € (7 telefónov), Corporate 116 € (30 telefónov). Prvých 60 dní zadarmo, bez zadania karty. Plný cenník →

GDPR a súkromie pacientov

MissCall je v súlade s GDPR. Telefónne čísla volajúcich uchovávame 90 dní, potom sa automaticky zmažú. Šifrovanie AES-256, servery v EÚ (ČR + Nemecko). Pre prevádzku v ambulancii je vhodný — pre polikliniky s viacerými zamestnancami poskytujeme zmluvu o spracúvaní (DPA) na vyžiadanie.

Časté otázky

MissCall používajú aj v ďalších odboroch

• Pre právnikov a účtovníkov
• Pre kozmetičky a wellness
• Pre živnostníkov a SZČO