Automatyczna odpowiedź SMS dla lekarzy i przychodni

MissCall stworzył lekarz. Używamy go w gabinecie ginekologicznym IP Beauty Kladno od maja 2024. Równie dobrze sprawdza się u rzemieślników, agentów nieruchomości, kosmetyczek i w innych branżach — co nie znaczy, że nie został zaprojektowany z myślą o specyfice przychodni.

Pacjent dzwoni. Jesteś na sali, przy innym pacjencie, na naradzie. Telefon dzwoni, nie możesz odebrać. Pacjent nie wie, kiedy się odezwiesz — czasem nie odezwiesz się wcale. Ta sytuacja jest dobrze znana każdemu lekarzowi przyjmującemu w gabinecie.

Realne dane z naszego gabinetu, Kladno

• Przed MissCall: ~30% nieodebranych połączeń bez drugiej próby
• Po MissCall: ~5%
• Rejestratorka oszczędza 10 telefonów zwrotnych dziennie
• Pacjenci znają czas reakcji (do 30 minut)

Szablon, którego używamy

Dzień dobry, to automatyczny asystent przychodni IP Beauty. Lekarz jest obecnie zajęty pacjentem. Oddzwonimy w ciągu 30 minut. Rejestracja poza godzinami przyjęć: ipbeauty.cz/objednat. W nagłym przypadku dzwoń 999.

Kalkulacja ROI — ile MissCall Ci się zwróci

Modelowy prywatny gabinet z 2 lekarzami i 1 rejestratorką odbiera tygodniowo 100–150 połączeń. Z tego ~30% (30–45 tygodniowo) to połączenia nieodebrane. Bez automatycznej odpowiedzi SMS ~10% dzwoniących (3–5 tygodniowo) już nigdy się nie odezwie — znajdą konkurencję, załatwią sprawę gdzie indziej albo po prostu zapomną. Dla prywatnego gabinetu, gdzie jeden pacjent = 140–440 zł obrotu (konsultacja + zabieg), utrata 3–5 pacjentów tygodniowo to około 1 750–8 750 zł miesięcznie utraconego obrotu.

MissCall kosztuje 19 zł miesięcznie (Personal) do 579 zł miesięcznie (Corporate). Gabinet jednoosobowy lub mała praktyka wystarczy plan Personal (19 zł) lub Office (99 zł) — i nawet przy nich usługa zwraca się już przy jednym uratowanym pacjencie w miesiącu. Przy typowym przechwyceniu 8–12 inaczej utraconych pacjentów miesięcznie ROI jest rzędu kilkudziesięciu razy.

Do zwrotu finansowego dochodzi jeszcze oszczędność czasu rejestratorki. Ręczne oddzwanianie do 30 nieodebranych połączeń tygodniowo = 5 godzin pracy, którą rejestratorka mogła poświęcić rejestracji, kartom pacjentów, reklamacjom. Odpowiedź SMS załatwia to automatycznie — 80% dzwoniących wtedy albo poczeka, albo załatwi sprawę odpowiedzią na SMS.

Dla kogo w ochronie zdrowia

• Prywatne gabinety — ginekologia, dermatologia, stomatologia, okulistyka, chirurgia plastyczna
• Lekarze bez recepcji — specjaliści bez sekretarki na pełny etat
• Lekarze rodzinni (POZ) w godzinach przyjęć
• Przychodnie z wieloma lekarzami (do 30 telefonów z jednego konta)

Konkretne historie z praktyki

dr Paweł S., prywatna stomatologia, Wrocław. „Przed MissCall ciągle stawałem przed dylematem — albo boruję ząb pacjentowi, albo odbiegam odebrać telefon. Na rejestratorkę nie mogłem sobie pozwolić. Po wdrożeniu MissCall pacjenci wiedzą, że oddzwonię w ciągu godziny po zakończeniu zabiegu. Z 8 nieodebranych połączeń dziennie 6 rozwiązuje się jedną odpowiedzią SMS (umówienie nowego terminu, pytanie o fakturę) — bez konieczności oddzwaniania. Oszczędzam dzięki temu codziennie ~45 minut, które poświęcam kolejnemu pacjentowi."

dr Lucja M., gabinet dermatologiczny, Kraków. „Pracuję sama, bez recepcji. Wcześniej podczas konsultacji nie odbierałam, potem miałam przerwę i 20 minut tylko ręcznie oddzwaniałam. Z MissCall pacjentki piszą mi od razu SMS z liczbą znamion, zdjęciem problematycznego miejsca albo prośbą o termin — załatwiam to między pacjentami w minutę. Konwersja z pierwszego kontaktu na rejestrację wzrosła o ~40%, bo pacjentki nie uciekają do konkurencji w chwili, gdy nie mają odpowiedzi."

Prywatny gabinet ginekologiczny, Warszawa-Mokotów, 3 lekarzy + 2 pielęgniarki. „Przychodnia z 5 telefonami — każda z dwóch rejestratorek ma własny profil, plus trzej lekarze własny telefon do klientów spoza recepcji. Szef widzi w panelu, ile połączeń która recepcja nie odebrała — pomaga to przy układaniu grafiku. Miesięcznie przechwytujemy przez MissCall ~200 odpowiedzi SMS na nieodebrane połączenia. Pacjentki często odpowiadają na SMS od razu liczbą znamion albo prośbą o termin, rejestratorka spokojnie obsługuje to między pacjentkami — żadnego stresu z ciągłego dzwonienia."

Częste zastrzeżenia wobec automatycznych SMS u lekarzy — i odpowiedzi

„Pacjentka w kryzysie nie czyta SMS — chce głosu."
Właśnie dlatego szablon zawiera odnośnik do pogotowia 999 (stany nagłe). Pacjentka w nagłej sytuacji ma natychmiastową drogę do pomocy — Ty odezwiesz się w 30 minut przy zwykłych sprawach (rejestracja, wyniki). Nagłe przypadki obsługuje pogotowie — to profesjonalny system, nie słabość gabinetu.

„RODO i tajemnica lekarska — czy przechowujecie numery telefonów pacjentek?"
MissCall przechowuje numery telefonów dzwoniących tylko 90 dni na potrzeby audytu, potem są automatycznie i nieodwracalnie usuwane. Serwery są w UE (Czechy + Niemcy), szyfrowanie AES-256. Dla przychodni z wieloma pracownikami udostępniamy umowę powierzenia przetwarzania (DPA). Żadnych informacji o pacjentkach (treść SMS, powód połączenia) nie przechowujemy.

Cennik dla gabinetu

Personal 19 zł (1 telefon), Office 99 zł (3 telefony), Business 199 zł (7 telefonów), Corporate 579 zł (30 telefonów). Pierwsze 60 dni za darmo, bez podawania karty. Pełny cennik →

RODO i prywatność pacjentów

MissCall jest zgodny z RODO. Numery telefonów dzwoniących przechowujemy 90 dni, potem są automatycznie usuwane. Szyfrowanie AES-256, serwery w UE (Czechy + Niemcy). Do pracy w gabinecie się nadaje — dla przychodni z wieloma pracownikami udostępniamy umowę powierzenia przetwarzania (DPA) na żądanie.

Częste pytania

MissCall używają też w innych branżach

• Dla prawników i księgowych
• Dla kosmetyczek i wellness
• Dla przedsiębiorców i JDG